گردش کار سامانه شیراز مدد

1. ثبت نام توسط مؤسسات خیریه متقاضی
2. ثبت مشخصات کالای اهدائی و مشخصات اهداء کننده، توسط خیرین و نیکوکاران
3. ثبت مشخصات کالای مورد نیاز و مشخصات متقاضی، توسط مددجویان واجد شرائط
4. پایش اطلاعات ورودی توسط مدیر سامانه و حذف موارد غیر مرتبط، اعم از درخواست عضویت مؤسسه خیریه، اعلام آمادگی برای اهداء کالا و اعلام نیاز
5. بررسی داده¬های ثبت شده توسط مؤسسات خیریه متقاضی و اضافه کردن آن به فهرست مؤسسات خیریه مجاز و فعال در شهر شیراز، در صورت انطباق با فهرست ارائه شده توسط خانه خیرین استان فارس، توسط مدیر سامانه
6. بررسی سلامت و کارائی کالای اهدائی از طریق برقراری تماس تلفنی با اهداء کننده (یا بازدید کارشناس فنی از کالا ضمن هماهنگی با اهداء کننده) و اضافه کردن آن به فهرست کالاهای آماده تخصیص، در صورت تأیید توسط مدیر سامانه
7. بررسی اعلام نیاز مددجو توسط کاربر مؤسسه خیریه ذیربط و اضافه کردن آن به فهرست تقاضاهای در انتظار تخصیص، در صورت تأیید
8. برگزاری جلسات هفتگی کارگروه تخصیص کالاهای اهدائی توسط مدیر سامانه و تهیه صورتجلسه اختصاص کالاهای آماده تخصیص به تقاضاهای در انتظار
9. ثبت اطلاعات تخصیص کالا توسط مدیر سامانه، طبق صورتجلسه مصوب کارگروه تخصیص کالاهای اهدائی
10. دریافت اطلاعات تخصیص کالا به مددجوی متقاضی و مشخصات اهداء کننده کالا، توسط کاربر مؤسسه خیریه ذیربط
11. هماهنگی جهت حمل و تحویل کالا به مددجوی متقاضی و ثبت تأییدیه تحویل در سامانه، توسط کاربر مؤسسه خیریه ذیربط (نحوه تأمین هزینه احتمالی تعمیر و حمل کالا با هماهنگی اهداء کننده، متقاضی و کاربر مؤسسه خیریه تعیین می شود)
12. کنترل اطلاعات تأییدیه تحویل کالا و حصول اطمینان از دریافت رایگان کالا توسط مددجوی ذیربط و ثبت تأییدیه نهائی صحت انجام فرآیند کار در سامانه و ارسال اطلاعات برای اهداء کننده کالا، توسط مدیر سامانه
13. تهیه و ثبت گزارش عملکرد ماهیانه، توسط مدیر سامانه
14. برگزاری جلسات فصلی کارگروه پایش و برنامه¬ریزی ارتقاء و توسعه سامانه به منظور بهبود مستمر روند کار

تبصره 1 : افراد نیازمندی که تحت حمایت مؤسسات خیریه نیستند می¬توانند با مراجعه به یکی از مؤسسات خیریه تقاضای خود را ثبت نمایند. بررسی و تأیید نیاز این موارد نیز بر عهده مؤسسات خیریه است.
تبصره 2 : اطلاعات اهداء کنندگان کالا و مددجویان متقاضی محرمانه می¬باشد و در اختیار افراد غیر قرار نمی¬گیرد.